Ψυχολογία, Φιλοσοφία, Επιστήμες, Παιδεία

Sapere aude! – Τόλμα να γνωρίζεις

Meetings: Πώς να αξιοποιείτε σωστά το χρόνο σας, αλλά και των άλλων


Είναι γνωστό στον κόσμο των επιχειρήσεων, ότι οι περισσότερες συναντήσεις είναι χάσιμο χρόνου. Και όλοι γνωρίζουμε τι μπορεί να πάει στραβά σε αυτές, ιδίως όταν κατακλύζονται από ατέλειωτες παρουσιάσεις PowerPoint, με ατέλειωτα πορίσματα που στην ουσία τις μετατρέπουν σε φεστιβάλ ύπνου. Διαβάζοντας μια σειρά δημοσιευμένων άρθρων στο Harvard Business Review, του Bob Posen, προέδρου του MFS Investment Management και senior ομιλητή στο Harvard Business School, θεώρησα σωστό να σας μεταφέρω τις γνώσεις του, στο πώς να δομήσετε σωστά, με συγκεκριμένους κανόνες, τις συναντήσεις σας, έτσι ώστε να μη χαραμίζετε το χρόνο σας αλλά και των άλλων.

meetings-head Οι κανόνες του Bob Posen, για τις συναντήσεις είναι:

Πρώτον, σχεδόν κάθε συνάντηση μπορεί να ολοκληρωθεί σε μία ώρα ή το πολύ σε μιάμιση. Στα 90 λεπτά οι περισσότεροι άνθρωποι κουράζονται και σταματούν να προσέχουν. Στην περίπτωση που θελήσετε να επεκτείνετε τη διάρκεια μιας συνάντησης περισσότερο από μιάμιση ώρα, επιφέρετε βαρύ πλήγμα στην ανταπόκριση των ανθρώπων που συμμετέχουν σε αυτή.

Δεύτερον, πρέπει να έχετε παραδώσει το υλικά που θα χρησιμοποιήσετε στη συνάντησή σας, μέσω e-mail, από την προηγουμένη ημέρα. Το υλικό αυτό θα πρέπει να περιέχει και μια σελίδα που να αποτελεί τη σύνοψή του, έτσι ώστε όλοι οι συμμετέχοντες – αν δεν έχουν προλάβει να το διαβάσουν – να έχουν διαβάσει τουλάχιστον τη σύνοψη αυτή πριν από την έναρξη της συνάντησης.

Υπάρχουν πολλές συναντήσεις κατά τις οποίες οι συντονιστές κάνουν μια κουραστική παρουσίαση με 20 ή 30 διαφάνειες PowerPoint. Αν η παρουσίαση αυτή έχει διανεμηθεί στους συμμετέχοντες από την προηγουμένη, το να επιμείνετε ώστε να τη δείξετε ολόκληρη, δεν έχει νόημα, και είναι χάσιμο χρόνου.

Έτσι, ο τρίτος βασικός κανόνας του Bob Posen, είναι να κάνετε την εισαγωγή σας σε 10 λεπτά, για να θέσετε τον προβληματισμό και να απαντήσετε σε βασικές ερωτήσεις, αφήνοντας τον υπόλοιπο χρόνο για συζήτηση και σύνθεση ενός πλάνου δράσης.

BUSINESS_MEETINGS Αν δεν είστε εσείς ο συντονιστής της συνάντησης, τότε την επόμενη φορά που θα παρακολουθήσετε κάποια, ζητήστε να σας στείλουν την παρουσίαση από την προηγουμένη. Και αν κατά τη διάρκεια της συνάντησης αρχίσουν να σας την παρουσιάζουν αναλυτικά, δώστε τους λίγα λεπτά για να βεβαιωθείτε και στη συνέχεια ζητήστε ευγενικά να προχωρήσετε στη συζήτηση, διότι έχετε ήδη ενημερωθεί για τα σημεία που παρουσιάζονται και μπορείτε να επικεντρωθείτε σε εκείνα που είναι σημαντικό να συζητηθούν.

Κατά κανόνα, υπάρχουν δύο είδη συναντήσεων. Αυτές στις οποίες ο συντονιστής δίνει το λόγο σε όλους ζητώντας τους να πει ο καθένας την ιδέα του για το τι πρέπει να γίνει, χωρίς να υπάρχει κάποια συγκεκριμένη δομή στη συζήτηση, με αποτέλεσμα να χάνεται πολύς χρόνος. Και εκείνες στις οποίες ο συντονιστής παρουσιάζει με αυταρχικό τρόπο την άποψή του και τα βήματα που πρέπει να ακολουθηθούν, όπου πιθανώς οι συμμετέχοντες φοβούνται να του εξηγήσουν πως αυτού του είδους οι συναντήσεις δεν έχουν νόημα.

Υπάρχει μια τρίτη προσέγγιση που είναι περισσότερο αποτελεσματική. Επικεντρώνει στη συζήτηση και την ενθαρρύνει, μέσα όμως από μια συγκεκριμένη δομή. Ο συντονιστής καθορίζει ποια είναι η «περιοχή» στην οποία χρειάζεται να γίνει κάτι, εξηγώντας ποιες είναι οι ιδιαιτερότητες που παρουσιάζει και ποια είναι η διαδρομή που πρέπει να ακολουθηθεί κατά την άποψή του, η οποία όμως μπορεί να μην είναι η καλύτερη. Οπότε ζητά από τους άλλους να συζητήσουν, παρουσιάζοντας τις πιθανές διαφωνίες τους ή τις εναλλακτικές προτάσεις τους. Και είναι πραγματικά έτοιμος να διαφοροποιήσει τα σχέδια του βάσει των πιθανών καλύτερων εναλλακτικών προτάσεων που θα προκύψουν.

Αν κάποιος έρθει με μια πραγματικά νέα ιδέα σε μια συνάντηση, υποδεχτείτε τον με ενθουσιασμό. Πόσες φορές θα σας τύχει να ακούσετε μια πραγματικά πρωτότυπη ιδέα; Αν ενστερνίζεστε νέες ιδέες θα προσελκύσετε δημιουργικούς ανθρώπους να δουλέψουν μαζί σας, διότι θα διαπιστώσουν πως δίνετε αξία στην καινοτομική προσέγγιση.

Κλείνοντας μια συνάντηση, να βεβαιώνεστε πάντα ποια είναι τα επόμενα βήματα και αν έχουν γίνει από όλους αντιληπτά. Πρέπει όλοι όσοι συμμετέχουν σε μια συνάντηση να συμφωνήσουν για το τι πρέπει να γίνει, πότε πρέπει να παραδοθεί και σε ποιους συγκεκριμένους χρόνους. Διαφορετικά θα πρόκειται για ακόμα μεγαλύτερο χάσιμο χρόνου.

Πάνος Τσαγκαράκης www.reporter.gr

Σχολιάστε

Εισάγετε τα παρακάτω στοιχεία ή επιλέξτε ένα εικονίδιο για να συνδεθείτε:

Λογότυπο WordPress.com

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό WordPress.com. Αποσύνδεση / Αλλαγή )

Φωτογραφία Twitter

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό Twitter. Αποσύνδεση / Αλλαγή )

Φωτογραφία Facebook

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό Facebook. Αποσύνδεση / Αλλαγή )

Φωτογραφία Google+

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό Google+. Αποσύνδεση / Αλλαγή )

Σύνδεση με %s

Information

This entry was posted on 28/11/2015 by in ψυχολογία and tagged , , .

Πλοήγηση

Follow Ψυχολογία, Φιλοσοφία, Επιστήμες, Παιδεία on WordPress.com